Treuhänder-taugliche Kasse in der Schweiz: die Checkliste

Worum es geht

Eine Kasse ist mehr als ein Rechner mit Schublade. Sie ist der Anfang deiner Buchhaltung. Was hier sauber erfasst wird, spart deinem Treuhänder Arbeit — und dir Stress, wenn die Eidgenössische Steuerverwaltung oder die MWST-Kontrolle genauer hinschaut. Die folgende Checkliste fasst zusammen, was eine Kasse in der Schweiz leisten muss, damit sie treuhänder-tauglich ist.

Die Checkliste

Geh die Punkte durch. Erfüllt deine Kasse — oder eine, die du gerade prüfst — alle? Dann bist du auf der sicheren Seite.

• OR-konforme AufzeichnungJeder Verkauf wird einzeln, vollständig und nachvollziehbar erfasst. Das ist die Grundlage der Geschäftsbücher nach OR 957/958 — wahrheitsgetreu, lückenlos und so, dass eine sachkundige Person die Vorgänge nachvollziehen kann.
• MWST mit den richtigen Sätzen — und getrenntDie Kasse muss die Mehrwertsteuer pro Verkauf korrekt zuordnen: 8.1 % für Konsum vor Ort, 2.6 % für Mitnehmen (Take-away). Beide Sätze müssen im Beleg und in der Auswertung getrennt ausgewiesen sein — nicht erst nachträglich geschätzt.
• Fortlaufende BonnummerJeder Kassenvorgang bekommt eine eindeutige, fortlaufende und lückenlose Bonnummer. Lücken oder doppelte Nummern sind ein Warnzeichen — sie deuten auf gelöschte oder manipulierte Belege hin.
• Z-Abschluss und X-BerichtDer Z-Abschluss ist der Tagesabschluss: Er zählt den Tag zusammen, ist unveränderlich und fortlaufend nummeriert. Der X-Bericht ist die Zwischen-Ablesung während des Tages — er rechnet nichts ab und setzt nichts zurück.
• Beleg mit allen PflichtangabenAuf den Beleg gehören: Name und Adresse des Betriebs, die UID im Format CHE-… MWST, Datum und Zeit, der Bruttobetrag, der MWST-Satz und der MWST-Betrag je Satz separat sowie die Bonnummer.
• Storno als Gegenbuchung — kein stilles EditEin falscher Bon wird nicht überschrieben oder gelöscht. Er wird mit einer Gegenbuchung storniert — das Original bleibt sichtbar, der Storno ist eine eigene Buchung mit Grund. So bleibt nachvollziehbar, was passiert ist.
• Append-only und Audit-TrailErfasste Daten werden nur ergänzt, nie verändert (append-only). Wertändernde Aktionen — Storno, Rabatt, Preisänderung — landen im Audit-Trail: wer, wann, was vorher und nachher. Das macht die Kasse prüfbar.
• Sauberer Export für den TreuhänderDie Kasse liefert dem Treuhänder ein verwertbares Buchungsjournal(z. B. als CSV) und einen Periodenreport mit MWST-Aufteilung und Erlöskonten — statt eines Schuhkartons voller Belege. Das spart Stunden bei jedem Abschluss.
• 10 Jahre aufbewahrenGeschäftsbücher, Belege und Abschlüsse müssen 10 Jahre aufbewahrt werden — lesbar und nachvollziehbar. Eine taugliche Kasse archiviert Z-Abschlüsse und Journale entsprechend, statt sie nach einem Jahr zu überschreiben.
• Kein Daten-Lock-inDeine Buchungen gehören dir. Du musst deine Daten jederzeit vollständig exportieren können — auch wenn du den Anbieter wechselst. Eine Kasse, die deine Daten als Geisel hält, ist kein guter Partner für einen 10-Jahre-Horizont.

Ein Punkt, der oft falsch verstanden wird: TSE

Warum der Export so wichtig ist

Viele unterschätzen den letzten Schritt: die Übergabe. Eine Kasse kann tadellos kassieren und trotzdem mühsam sein, wenn am Periodenende niemand sauber an die Daten kommt. Frag dich: Bekommt dein Treuhänder ein Buchungsjournal, das er ohne Nacharbeit verbuchen kann? Stimmen MWST-Aufteilung und Erlöskonten? Und kommst du an alles heran, wenn du den Anbieter einmal wechseln willst?

Dieser Ratgeber dient der Orientierung und ist nach bestem Wissen erstellt. Er ersetzt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall — etwa Erlöskonten, Trinkgeld oder besondere MWST-Sätze — sprich mit deinem Treuhänder oder der zuständigen Behörde.

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